Persónuverndarstefna Smáfiska

1. Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga er:

Friðrik Óli Atlason
Kennitala: 080184-2989
Lögheimili: Dvergagil 28, 603 Akureyri
Netfang: info@smafiskar.is

Í þessari stefnu er ábyrgðaraðilinn nefndur „Smáfiskar“.

2. Hvaða upplýsingum er safnað

Við söfnum þeim upplýsingum sem eru nauðsynlegar til að veita rafgæðaúttektir, ráðgjöf, eftirfylgni og árlega þjónustusamninga.

• Nafn, kennitala, netfang og símanúmer tengiliða.
• Upplýsingar um bú, rekstraraðila, hús, búnað og staðsetningu.
• Reiknings- og samningsupplýsingar.
• Gögn úr rafgæðaúttektum, mæligildi, myndir, hitamyndir og athugasemdir.
• Upplýsingar um úrbætur, verkefnastöðu og samskipti við rafverktaka þegar sú þjónusta er valin.
• Tölvupóstar, skilaboð, bókanir og önnur samskipti við viðskiptavin.
• Tæknilegar upplýsingar sem verða til við notkun mælaborðs eða veflausna, svo sem innskráningar, aðgerðaskrá og almenn notkunargögn.

Við reynum að safna ekki meiri upplýsingum en þarf hverju sinni.

3. Tilgangur vinnslu

Persónuupplýsingar eru unnar til að:

• undirbúa og efna samning við viðskiptavin;
• skipuleggja úttektir og heimsóknir;
• framkvæma mælingar, greiningu og skýrslugerð;
• veita ráðgjöf og eftirfylgni;
• halda utan um verkefnastöðu, skýrslur og samskipti í mælaborði;
• hafa samskipti við viðskiptavin og, þegar við á, rafverktaka;
• gefa út reikninga og varðveita bókhaldsgögn;
• uppfylla lagaskyldur;
• bæta gæði þjónustunnar og þróa verklag.

4. Lagagrundvöllur vinnslu

Vinnslan byggist eftir atvikum á:

• samningi eða undirbúningi samnings;
• lögmætum hagsmunum Smáfiska af því að veita, skjalfesta og bæta þjónustuna;
• lagaskyldu, svo sem bókhaldsskyldu;
• samþykki viðskiptavinar þegar það á við, til dæmis vegna miðlunar til tiltekins rafverktaka eða sérstakrar viðbótarþjónustu.

5. Deiling upplýsinga

Smáfiskar deila persónuupplýsingum ekki með þriðja aðila nema:

• það sé nauðsynlegt til að veita umsamda þjónustu;
• viðskiptavinur hafi beðið um eða samþykkt miðlunina;
• miðlunin sé til þess rafverktaka sem viðskiptavinur tilgreinir vegna úrbóta eða eftirfylgni;
• þjónustuaðili vinnur upplýsingar fyrir Smáfiska samkvæmt trúnaði og viðeigandi vinnslusamningi;
• lög, stjórnvöld eða dómstólar krefjast þess.

Við deilum ekki skýrslum, myndum, mæligögnum eða upplýsingum um bú með öðrum í markaðslegum tilgangi.

6. Mælaborð og verkefnayfirsýn

Ef viðskiptavinur fær aðgang að mælaborði getur þar verið haldið utan um skýrslur, verkefni, stöðu úrbóta, samskipti og gögn fyrri ára.

Mælaborðið er ætlað viðskiptavini og Smáfiskum. Aðgangur annarra, svo sem rafverktaka, er aðeins veittur ef það er hluti af þjónustunni eða samþykkt sérstaklega.

Við munum hanna aðgangsstýringar þannig að aðeins þeir sem þurfa á upplýsingunum að halda hafi aðgang að þeim.

7. Samskipti við rafverktaka

Velji viðskiptavinur eftirfylgni eða heildarumsjón getur Smáfiskum verið falið að hafa samskipti við rafverktaka fyrir hönd viðskiptavinar.

Í slíkum tilvikum má miðla nauðsynlegum skýrslum, myndum, mæligögnum, verkefnalýsingum og upplýsingum um úrbætur til þess rafverktaka sem viðskiptavinur tilgreinir.

Viðskiptavinur getur afturkallað slíka heimild skriflega. Afturköllun getur þó haft áhrif á möguleika Smáfiska til að veita umsamda eftirfylgni.

8. Varðveisla gagna

Persónuupplýsingar eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er vegna þjónustunnar, samningssambands, bókhaldsskyldu, réttinda eða mögulegra ágreiningsmála.

• Samnings- og reikningsgögn eru varðveitt samkvæmt lögbundnum bókhaldsreglum.
• Skýrslur og mæligögn kunna að vera varðveitt til samanburðar milli ára og til að sýna þróun í rafgæðum.
• Samskiptagögn eru varðveitt á meðan þau geta haft þýðingu fyrir þjónustuna eða réttindi aðila.

Ópersónugreinanleg og órekjanleg gögn má varðveita lengur til gæðamála, tölfræði, rannsókna og þróunar þjónustunnar.

9. Öryggi upplýsinga

Smáfiskar leggja áherslu á að vernda upplýsingar viðskiptavina með eðlilegum tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum.

• Aðgangur að gögnum er takmarkaður við þá sem þurfa hann vegna þjónustunnar.
• Við notum viðeigandi aðgangsstýringu þar sem það á við.
• Við gætum trúnaðar um skýrslur, mæligögn, myndir og rekstrarupplýsingar.
• Við reynum að koma í veg fyrir óheimilan aðgang, tap, breytingar eða birtingu gagna.

Engin rafræn varðveisla er þó fullkomlega áhættulaus og því er mikilvægt að viðskiptavinur gæti einnig að eigin aðgangi, lykilorðum og tölvubúnaði.

10. Réttindi einstaklinga

Einstaklingar eiga eftir atvikum rétt á að:

• fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga;
• óska eftir aðgangi að eigin persónuupplýsingum;
• óska leiðréttingar á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum;
• óska eyðingar upplýsinga þegar ekki er lengur heimild til varðveislu;
• andmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum;
• óska takmörkunar á vinnslu;
• óska eftir flutningi gagna þegar það á við;
• afturkalla samþykki þar sem vinnsla byggist á samþykki.

Beiðnir má senda á info@smafiskar.is. Við kunnum að þurfa að staðfesta auðkenni áður en beiðni er afgreidd.

11. Vafrakökur og tæknileg gögn

Vefur Smáfiska kann að nota nauðsynlegar tæknilegar vafrakökur til að vefurinn virki rétt.

Ef síðar verða notaðar greiningar-, markaðs- eða aðrar ónauðsynlegar vafrakökur verður veitt nánari fræðsla og aflað samþykkis þar sem þess er krafist.

12. Fyrirspurnir og kvartanir

Fyrirspurnir um persónuvernd má senda á:

info@smafiskar.is

Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn persónuverndarlögum getur hann einnig leitað til Persónuverndar.

13. Breytingar á persónuverndarstefnu

Smáfiskar geta uppfært þessa persónuverndarstefnu eftir því sem þjónustan þróast, mælaborð er tekið í notkun eða lagakröfur breytast.

Ný útgáfa verður birt á vefnum og dagsetning síðustu uppfærslu kemur fram neðst á síðunni.